Weihnachtsfeier &
Neujahrsempfang

Alle Jahre wieder: Was bei der Planung einer Weihnachtsfeier sonst noch zu beachten ist.

9 Schritte zur Planung einer Weihnachtsfeier

Warum eine Weihnachtsfeier planen?

Weihnachtsfeiern sind eine schöne Möglichkeit, vor den Feiertagen noch einmal zusammenzukommen und den Angestellten zum Abschluss des Jahres danke zu sagen. Vorgesetzte können die Wertschätzung für ihre Mitarbeiter in persönlichem und lockerem Rahmen zeigen, die Möglichkeit sich besser kennenzulernen und gemeinsam effektiv ins neue Jahr zu starten ergibt sich oft von ganz allein.

Damit die Organisation ohne Stress ablaufen kann und die Weihnachtsfeier zum Erfolg wird, haben wir im Folgenden einen Guide zur Orientierung zusammengestellt mit hilfreichen Tipps, die bei der Planung helfen können.

 

Step 1: Grundlagen definieren

Bereits im August und September sollte der Rahmen für die Feier gesteckt werden. Die Bereiche Budget, Teilnehmer, Location und Termin sind dabei die Grundlage.

Folgende Fragen sollten gestellt werden:

. Wie viele Personen werden eingeladen und wer sind diese Personen?
. Welche Locations eignen sich für die Personenanzahl?
. Welcher Termin eignet sich für die Weihnachtsfeier?

Tipp 1: Eine erste, grobe Gästeliste hilft zu entscheiden, ob z.B. Geschäftspartner und die Familien der Mitarbeiter ebenfalls eingeladen werden sollen. Steht eine grobe Teilnehmerzahl, lässt sich anhand dieser das Budget kalkulieren. Grundsätzlich sollte nie das gesamte Budget verplant, sondern immer mit einem Puffer gerechnet werden.

Tipp 2: Beim Termin eignet sich ein Datum bis Mitte Dezember. Je nachdem, an welchem Wochentag die Weihnachtsfeiertage starten, nehmen sich Mitarbeiter schon einige Tage vorher frei und können ggf. nicht an der Feier teilnehmen.

Tipp 3: Kommt alternativ eine Neujahrsfeier oder ein Kick-Off Event nach dem 6. Januar in Frage? Oft sind Locations und Caterer etwas weniger ausgebucht und ggf. günstiger als zur Hauptsaison und die Mitarbeiter starten mit einer Motivation ins neue Jahr.

Tipp 4: Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt dieses Events – egal, wie das Konzept für den Abend aussieht. Es bietet sich daher an, auch Mitarbeiter ins Planungsteam zu holen.

Die Grundlagen stehen, jetzt geht es ans organisieren. Hier sollte genau festgelegt werden, wer wofür zuständig ist – dabei ist z.B. auch auf Urlaubszeiten innerhalb des Planungsteams zu achten.

Step 2: Location buchen

Location und Catering gehen oft Hand in Hand und können dadurch teuer werden. Deshalb sollte geprüft werden, ob die Möglichkeit besteht, die Feier in den eigenen Räumlichkeiten auszurichten und so auf Raummiete und vorgegebene Speisen zu verzichten. Wird eine Location benötigt, sollte diese bereits 3-4 Monate vor dem geplanten Event angefragt werden.

Step 3: Catering beauftragen

Wie eine Beauftragung von I love Mauldasch aussieht, ist oben beschrieben. Wir freuen uns über Anfragen aller Art und unterstützen gerne bei jeder Herausforderung. Wir bieten vegetarische Varianten an, ebenso wie Getränke mit und ohne Alkohol.

Was jedem Caterer hilft: Vorab Allergien unter den Teilnehmern klären.

Step 4: Einladungen gestalten und versenden

Sollen die Einladungen per Post verschickt werden oder per Mail? Für schöne Gestaltungs- und Textideen lohnt sich ein Blick hier: https://bit.ly/30pibUh

Step 5: Abendgestaltung und Rahmenprogramm organisieren

Um den Abend unterhaltsam zu gestalten, lohnt sich neben dem gut gelaunten I love Mauldasch Team z.B. auch eine Band mit Livemusik, ein DJ, eine Fotobox, ein Kleinkünstler, eine Tombola oder ähnliches – hier ist Kreativität gefragt. Hier sollte rechtzeitig reserviert oder gebucht werden.

Step 6: Aufbau und Deko in der gewählten Location

Hat die Feier ein bestimmtes Konzept oder Motto, so kann die Deko auch dementsprechend gewählt werden. Ist das Thema weihnachtlich, bieten sich Lichterketten, Tannenzapfen und -zweige oder Eukalyptuszweige, Zimtstangen, rote Beerenzweige, Weihnachtskugeln oder Sterne an.

Bevor die Deko gekauft und angebracht wird, sollte feststehen, wie viele Tische wo aufgestellt werden und ob es Weiteres zu beachten gibt.

Step 7: Den Tag nach der Feier planen

Lässt sich der Arbeitsbeginn am Tag danach verschieben? Oder soll freitags gefeiert werden? Auf jeden Fall sollten keine wichtigen Termine am Tag nach der Weihnachtsfeier stattfinden.

Außerdem müssen Abbau und Aufräumen geklärt werden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Step 8: Feiern und genießen!

Nach den Vorbereitungen sollen nicht nur die Gäste, sondern auch die Planer mitfeiern können. Wir sehen uns als zusätzlichen Gastgeber und agieren auch so – das heißt auch für das Organisationsteam: Entspannt feiern.

Step 9: Nachbereitung

Es lohnt sich, ein Nachmeeting zu organisieren, um dem Organisationsteam Lob auszusprechen und ggf. gemeinsam zu überlegen, was im nächsten Jahr verbessert oder verändert werden kann.

Nicht vergessen: Das Organisationsteam darf gerne belohnt werden!